Le informazioni da dare
Una buona email dipende più dal contesto che dalle parole eleganti. Prima di chiedere all’AI di scriverla, chiarisci chi riceve il messaggio, cosa vuoi ottenere e quale tono vuoi evitare.
- Destinatario: cliente, collega, fornitore, docente, amministratore.
- Obiettivo: confermare, chiedere, rifiutare, sollecitare, chiarire.
- Tono: gentile, diretto, fermo, informale, sintetico.
- Vincoli: lunghezza, cose da non dire, allegati, scadenze.
- Punto delicato: cosa potrebbe essere frainteso.
Prompt base per email naturali
Scrivi una email partendo da queste informazioni.
Destinatario:
[chi riceve la mail]
Obiettivo:
[cosa voglio ottenere]
Contesto:
[informazioni utili]
Tono:
chiaro, umano, non troppo formale, senza frasi da robot.
Vincoli:
- massimo 180 parole
- niente formule generiche tipo "spero che questa email la trovi bene"
- chiusura semplice
- se serve, proponi un oggetto email
Prima dammi una versione breve, poi una versione leggermente più completa.Chiedi più toni, non una sola bozza
Quando il messaggio è delicato, chiedi due o tre varianti. Confrontarle ti aiuta a scegliere il livello giusto di fermezza senza sembrare aggressivo o troppo vago.
Dammi 3 versioni della stessa email:
1. gentile e collaborativa
2. breve e diretta
3. ferma ma professionale
Per ogni versione spiegami in una riga quando usarla.Come togliere l’effetto robot
- Chiedi frasi più brevi.
- Elimina formule standard e complimenti inutili.
- Usa parole che useresti davvero.
- Fai leggere la bozza ad alta voce: se suona finta, va semplificata.
- Non inviare mai senza rileggere nomi, date, allegati e richieste.
Prima e dopo: togliere il tono artificiale
Il problema non è soltanto la formalità. Le bozze peggiori nascondono la richiesta dentro preamboli e formule standard. Una revisione utile porta subito il lettore a contesto, decisione e prossimo passo.
Prima:
Gentile Cliente, spero che questa email la trovi bene. Con la presente sono a comunicarle che, a seguito di un’attenta valutazione, purtroppo non ci è possibile procedere con la richiesta di sconto da lei avanzata.
Dopo:
Buongiorno [Nome],
grazie per la proposta. Il prezzo inviato è già il minimo che possiamo applicare, quindi non riesco a ridurlo ulteriormente. Posso però anticipare la consegna a [data] senza costi aggiuntivi. Se questa alternativa può essere utile, la confermo oggi stesso.Workflow in tre passaggi
- Fai generare una bozza breve indicando destinatario, obiettivo, tono e limite di parole.
- Chiedi di evidenziare eventuali dettagli inventati o mancanti prima della versione finale.
- Rileggi senza l’AI: controlla nomi, date, allegati, promesse e la richiesta concreta fatta al destinatario.
Quando non delegare tutto all’AI
Per email legali, disciplinari, mediche, contrattuali o molto personali, l’AI può aiutarti a preparare una bozza o una scaletta. La responsabilità del contenuto resta tua.
Fonte e metodo
Il metodo applica indicazioni ufficiali su chiarezza, specificità, contesto e tono. Gli esempi sono originali e vanno adattati alla relazione reale con il destinatario.