Prima di incollare il documento
Controlla se il documento contiene dati personali o riservati. Se sì, rimuovi ciò che non serve al riassunto. Se il documento è molto lungo, lavora per sezioni invece di incollarlo tutto insieme.
- Rimuovi nomi, codici, indirizzi e importi se non necessari.
- Separa titolo, data, mittente e corpo del documento.
- Dichiara qual è il tuo scopo: capire, rispondere, decidere, preparare domande.
- Non usare l’AI come unica fonte per contratti, norme o documenti medici.
Il workflow in 5 passaggi
- Chiedi un riassunto in massimo 10 punti.
- Chiedi una lista di scadenze, obblighi o azioni richieste.
- Chiedi quali parti sono ambigue o mancano di contesto.
- Chiedi le domande da fare a chi ha inviato il documento.
- Verifica manualmente i punti importanti nel testo originale.
Prima del riassunto crea una mappa di copertura
Un riassunto può sembrare completo anche quando salta un allegato o una sezione. Per ridurre questo rischio, chiedi prima una mappa del documento: titolo, numero di pagine, indice rilevato, allegati citati e sezioni che l’AI non riesce a leggere.
La mappa non riassume ancora il contenuto. Serve a confrontare ciò che l’AI dichiara di avere analizzato con il file originale. Se il PDF ha 18 pagine e la mappa ne riconosce 12, fermati prima di usare il riassunto.
Prima di riassumere, crea una mappa del documento.
Indica:
- titolo e data rilevati
- numero di pagine o sezioni analizzate
- indice dei titoli trovati
- tabelle, note e allegati citati
- pagine vuote, illeggibili o probabilmente scansionate
- parti che non riesci a interpretare
Non riassumere ancora.
Se non puoi verificare il numero di pagine, dichiaralo.Prompt per riassumere senza perdere dettagli
Analizza questo documento.
Obiettivo:
Voglio capirlo rapidamente senza perdere punti importanti.
Rispondi con:
1. riassunto in massimo 10 punti
2. scadenze, obblighi o azioni richieste
3. rischi o parti da controllare
4. dati mancanti o ambigui
5. domande da fare prima di decidere
Vincoli:
- non inventare informazioni non presenti
- cita le frasi o sezioni su cui basi i punti importanti
- se qualcosa non è chiaro, scrivi "non è chiaro dal testo"
Documento:
[incolla il testo ripulito]Caso pratico: un’offerta di servizio con allegato
Considera un’offerta composta da una pagina iniziale, condizioni economiche, calendario delle attività e un allegato con esclusioni. Un riassunto generico potrebbe riportare prezzo e durata ma perdere proprio le esclusioni, che cambiano il costo reale.
La procedura utile lavora in due passaggi. Nel primo estrae affermazioni con posizione nel documento. Nel secondo le trasforma in una scheda decisionale. Ogni voce importante deve conservare il riferimento alla pagina o al titolo originale, così puoi tornare al testo senza cercare da zero.
Per ogni voce, usa questo formato:
Voce:
[prezzo / durata / scadenza / obbligo / esclusione]
Dato estratto:
[testo sintetico]
Dove si trova:
[pagina, sezione o titolo]
Citazione breve:
[frase esatta necessaria a verificare]
Stato:
[chiaro / ambiguo / mancante]
Domanda da fare:
[solo se il dato è ambiguo o mancante]PDF testuale, PDF scansionato e screenshot
Se il testo è selezionabile, copialo direttamente: è più affidabile dell’OCR. Se invece il PDF è una scansione o hai solo una foto, serve prima estrarre il testo con OCR e poi correggere gli errori evidenti.
- PDF testuale: copia testo o esporta il contenuto.
- PDF scansionato: usa OCR e controlla nomi, numeri e date.
- Screenshot: ritaglia solo l’area utile prima di estrarre testo.
- Testi lunghi: dividili in sezioni con titoli chiari.
Controlla numeri e date con un registro separato
Numeri e date meritano un controllo separato perché basta un carattere errato per cambiare il significato. Copia ogni importo, percentuale, durata e scadenza in un registro e confrontalo con il punto originale del documento.
Non chiedere all’AI di calcolare costi o giorni finché i dati di partenza non sono confermati. Una somma corretta costruita su un importo letto male resta una risposta sbagliata.
Dato: [es. rinnovo automatico]
Valore estratto: [12 mesi]
Posizione originale: [pagina 7, paragrafo 3]
Verifica manuale: [confermato / non confermato]
Nota: [eccezioni, condizioni o dubbio residuo]
Ripeti per:
- importi
- percentuali
- date
- durate
- quantità
- nomi di persone o entiIl controllo finale
Il riassunto è una mappa, non il documento. Prima di agire, torna sempre al testo originale per i punti che hanno conseguenze pratiche: soldi, scadenze, impegni, firme, dati personali o responsabilità.
Fonti e limiti dichiarati
La documentazione OpenAI indica che gli upload possono essere usati per sintesi, trasformazione ed estrazione da documenti, ma disponibilità, formati e limiti dipendono dal prodotto e dal piano. OpenAI ricorda inoltre che le risposte possono contenere inesattezze: per questo questa guida mantiene sempre documento, posizione e verifica manuale.